Enquête interne : ce qui rend licite une recherche en sources ouvertes sur un salarié

L'accessibilité publique ne vaut pas autorisation de collecte

Une information disponible sans mot de passe, indexée par un moteur de recherche ou publiée sur un réseau social configuré en accès public, n'est pas pour autant une information que toute organisation peut librement collecter et exploiter contre un salarié ou un candidat. L'accessibilité technique d'une donnée et la licéité de sa collecte à des fins d'enquête interne ou de recrutement sont deux questions distinctes, et la confusion entre les deux est sans doute l'erreur la plus répandue chez les équipes qui mènent ce type de recherche sans cadre défini au préalable.

Ce que rappelle constamment l'Observatoire de l'Intelligence Économique, à partir de dossiers d'enquêtes internes qu'il a pu examiner, c'est que la question qui se pose n'est jamais « cette information était-elle publique » mais « la collecte de cette information, pour cette finalité précise, respectait-elle les conditions qui la rendent licite ». Une recherche menée sans réponse claire à cette seconde question expose l'organisation qui la conduit, quelle que soit l'exactitude de ce qui a été trouvé.

La finalité, condition première de licéité

La première condition de licéité est que la finalité de la recherche soit déterminée avant que la collecte ne commence, et qu'elle soit en lien direct avec les faits qui la justifient : un signalement précis, une suspicion documentée, un poste dont les exigences appellent une vérification déterminée. Une recherche menée « pour voir » ce qui existe sur une personne, sans hypothèse préalable à vérifier, ne répond à aucune finalité identifiable et ne peut donc pas être justifiée après coup par ce qu'elle aura permis de découvrir.

Cette exigence a une conséquence pratique importante : la finalité doit pouvoir être formulée par écrit avant la recherche, de façon suffisamment précise pour que quiconque l'examine plus tard comprenne pourquoi cette recherche a été engagée, sur quelle base factuelle, et ce qu'elle visait à établir ou à écarter. Une finalité reconstituée après coup, une fois la recherche menée et son résultat connu, ne protège pas l'organisation qui l'invoque : elle révèle au contraire que la recherche a précédé sa propre justification.

L'information préalable, un préalable qui ne se rattrape pas

La deuxième condition est l'information préalable des personnes susceptibles de faire l'objet de ce type de recherche, qui doivent savoir, avant qu'une enquête ne survienne, qu'une telle pratique existe dans l'organisation, dans quel cadre elle peut être engagée et par qui. Cette information ne porte pas sur chaque recherche individuelle, ce qui la priverait de son utilité pour une enquête en cours, mais sur l'existence même du dispositif, formulée de façon générale et accessible avant toute suspicion particulière.

Cette condition ne se rattrape pas après coup. Une organisation qui découvre, au moment d'une contestation, qu'elle n'a jamais informé ses salariés ou ses candidats de l'existence d'un tel dispositif ne peut pas régulariser la situation en produisant une information tardive : le défaut porte sur une période antérieure à la recherche contestée, et rien ne permet de le combler rétroactivement. C'est l'une des raisons pour lesquelles ce point mérite d'être traité avant qu'un premier dossier n'en révèle l'absence.

La proportionnalité, mesurer l'ampleur de la recherche aux faits

La troisième condition est la proportionnalité, qui mesure l'ampleur et l'intrusivité de la recherche au regard de la gravité des faits qui la motivent. Une vérification limitée à l'activité professionnelle publique d'une personne n'appelle pas le même niveau d'approfondissement qu'une suspicion de faits graves touchant directement l'organisation, et une recherche qui étend son périmètre bien au-delà de ce que les faits reprochés justifient devient disproportionnée, même si chaque élément recherché pris isolément reste accessible publiquement.

La proportionnalité s'apprécie aussi dans la durée : une recherche ponctuelle liée à un signalement précis ne justifie pas une surveillance prolongée de la présence en ligne d'une personne, qui glisserait d'une vérification circonscrite vers une observation continue sans lien avec une finalité déterminée. Le critère utile est de se demander, à chaque étape de la recherche, si l'information recherchée reste nécessaire pour établir ou écarter les faits qui ont motivé la démarche initiale.

Ce qui reste interdit même sur une information publique

Certaines catégories de recherche demeurent interdites quelle que soit la finalité invoquée et quel que soit le degré d'accessibilité publique de l'information. Les éléments relevant strictement de la vie privée, sans rapport démontrable avec l'activité professionnelle, la santé, les opinions, l'orientation ou la situation personnelle d'une personne, ne peuvent pas être recherchés ni exploités dans le cadre d'une enquête interne ou d'un recrutement, même lorsqu'ils apparaissent sur un profil configuré en accès public.

Sont également exclues les recherches conduites par des moyens qui contournent une restriction d'accès posée par la personne concernée : la création d'un profil fictif pour accéder à un espace restreint, l'usage d'une relation commune sollicitée dans le seul but d'obtenir une information autrement inaccessible. Ces méthodes ne relèvent plus de la consultation d'une source ouverte mais d'une manœuvre pour accéder à ce que la personne avait précisément choisi de ne pas rendre public.

Enfin, l'exploitation d'une information trouvée mais sans lien avec la finalité déclarée constitue un détournement, même si la recherche initiale était elle-même licite. Une vérification engagée sur un signalement précis ne peut pas servir de prétexte à l'exploitation d'informations sans rapport découvertes en chemin : ce qui n'a pas été recherché pour la finalité déclarée ne peut pas non plus être utilisé pour une autre, sauf à ouvrir une nouvelle recherche, avec sa propre finalité et ses propres conditions de licéité.

www.newscore.fr structure précisément ce cadrage documentaire : la plateforme consigne, pour chaque recherche engagée sur une source ouverte, la finalité déclarée et le périmètre couvert, et relie cet historique aux dossiers ultérieurs, ce qui distingue une veille documentée d'une recherche menée sans trace vérifiable.

Questions fréquentes

Un candidat peut-il faire l'objet d'une recherche en sources ouvertes avant tout entretien, sans qu'il en soit informé ? Non, l'information préalable porte sur l'existence même du dispositif de vérification et doit intervenir avant que le processus de recrutement ne débute, indépendamment du moment où une recherche individuelle est effectivement engagée sur un candidat déterminé.

Un signalement anonyme suffit-il à justifier une recherche en sources ouvertes sur un salarié ? Un signalement anonyme peut justifier l'ouverture d'une vérification si les faits qu'il décrit sont suffisamment précis et vérifiables, mais il ne dispense pas de documenter la finalité par écrit ni de proportionner la recherche à ce que ces faits, une fois formulés, permettent raisonnablement d'investiguer.

Les réseaux sociaux personnels d'un salarié entrent-ils dans le périmètre d'une enquête interne ? Ils peuvent y entrer uniquement dans la mesure où leur contenu se rattache directement à l'activité professionnelle ou aux faits reprochés, et jamais pour ce qui relève de la vie privée sans lien démontrable avec ces faits, même si le profil est configuré en accès public.

Que risque une organisation qui mène une recherche en sources ouvertes sans respecter ces conditions ? Elle expose la recherche elle-même à être écartée comme preuve, s'expose à une contestation de la personne concernée, et engage sa responsabilité indépendamment de l'exactitude de ce que la recherche a révélé, puisque c'est la licéité de la démarche qui est en cause, non la véracité de son résultat.